汇编文件资料 要把“好事办好”
目前，许多机关单位将汇编文件资料作为梳理本单位工作历史沿革、提高干部队伍素质水平的重要手段。但同时我们也看到，汇编文件资料在源头采集、编辑处理、保存使用等环节保密问题频发，损害了国家秘密安全。如何更好开展文件资料的汇编工作，把“好事办好”，是摆在我们面前亟待思考和解决的问题。
典型案例
◆源头采集
案例1：2013年，有关部门在工作中发现，A省某县政府网站刊登了1份秘密级文件。经查，2010年11月，县委组织部工作人员刘某为编制《干部业务手册》（以下简称《手册》），通过互联网搜索，从网上下载了1份与此相关的秘密级文件（未标密），未经核实便编入《手册》。2012年6月，刘某又从《手册》中选出了包括涉案文件在内的部分政策法规文件，未经保密审查，便交由县政府网站负责人李某上传至网站，导致泄密。案件发生后，有关部门给予刘某行政警告处分，对李某进行警示提醒谈话。
本案中，刘某将从互联网上搜索到的文件未经认真核实便编入《手册》，且不经保密审查便上传至网站，导致泄密。
案例2：2013年，有关部门在工作中发现，由B省某省直部门汇编、该省某出版社出版的《工作文件资料选编》（未标密，以下简称《选编》）中含有多份机密级文件及秘密级文件。经查，2003年，该省直部门办公室调研员靳某主持启动《选编》的汇编工作。《选编》中文件资料均从相关部委、省直部门印制的文件资料或书籍中选取，因未认真核对文件原件，导致《选编》中一些涉密文件未标注密级，也未对《选编》进行定密。靳某在向出版社提供文件资料时，也未说明《选编》中收录了涉密文件。随后，时任出版社一审编辑胡某、二审编辑李某和三审编辑辛某等人，由于保密意识不强，在编辑审查过程中，也未能审出文稿中有涉密文件。该书正式出版后在靳某所在系统内下发，后又交由某图书公司制作成电子书出售，致使该书大范围扩散，造成泄密。案件发生后，有关部门给予靳某党内警告处分；给予胡某警告处分、李某罚款3000元处理、辛某罚款2000元处理。
本案中，靳某主持选编工作，不仅未认真核对原件，导致《选编》中部分文件未标密，也未对《选编》进行定密；此外，由于其未对出版社做出提醒，为后续泄密埋下隐患。出版社编辑胡某、李某、辛某审查不严，未能及时发现其中含有涉密文件，导致大范围泄密的发生。
◆◆编辑处理
案例3：2016年11月，有关部门在工作中发现，C省某市政府网站违规刊登1份秘密级文件。经查，11月10日，该市环保局工作人员王某向局办公室借阅了1份秘密级文件，私自将其密级抹去后编入《业务资料汇编》（以下简称《汇编》），且未在《汇编》封面标密。《汇编》被印制300本分发给市委、市政府、各县市区和市直相关部门。随后，市政府网站工作人员刘某将王某提供的《汇编》编辑整理后上传至网站，造成泄密。案件发生后，有关部门给予王某行政警告处分，责令其做出深刻检查；对市环保局分管保密工作的副局长鲍某和分管业务工作的副局长夏某进行约谈，对办公室主任徐某进行诫勉谈话，对刘某处以500元罚款。
本案中，王某属于明知故犯，不仅私自抹去涉密文件密级标志，未按规定标注《汇编》密级，还明知文件涉密，仍提供给刘某作为政府信息公开材料使用，最终导致泄密。
案例4：2018年1月，有关部门在工作中发现，D省某研究所有关人员通过互联网电子邮箱传递“机密”文件资料汇编。经查，2013年11月，该所常务副所长何某要求经济学教研部副教授王某对与业务相关的部分涉密文件内容进行整理汇编。王某从多份机密级文件和秘密级文件中摘录了部分内容进行了整理汇编，并将整理汇编的材料标注了“机密”字样。但是，其却在非涉密计算机中存储、处理后通过互联网电子邮箱发给办公室主任鲍某。后该单位电子邮箱系统更换，期间将所有邮件通过云服务上传至互联网，造成泄密。案件发生后，有关部门给予王某行政警告处分，责令做出深刻书面检查；对鲍某进行批评教育。
本案中，王某尚有一定保密意识，知道应对汇编整理的材料进行定密，但却依然未能严格遵守相关保密法律法规，使用非涉密计算机存储、处理，并通过互联网电子邮箱传递，可谓执行保密制度不彻底的“典型”。
◆◆◆保存使用
案例5：2017年12月，有关部门在工作中发现，E省某事业单位工作人员通过互联网邮箱违规传递1份秘密级《报告》。经查，邮件发送人为该单位某业务处处长牛某，其手中长期持有收录了涉案文件的本单位《业务工作文件汇编》。2017年11月，曾与牛某共事的某公司员工顾某因工作需要，向其提出借阅《报告》。12月1日，牛某为了私人交情，未经审批便擅自扫描了汇编中的《报告》并通过互联网邮箱发送给顾某。案件发生后，有关部门给予牛某警告处分，责令其做出深刻检查。
本案中，牛某未对持有的文件汇编尽到妥善保管义务，反而擅自扫描、私自向外提供，且通过互联网邮箱发送，显然将个人私交置于国家利益之上。
案例6：2018年3月，有关部门在某大型国有企业附近停放的一辆废品回收车内发现4本秘密级《业务工作文件合集（2015）》（以下简称《合集》）。经查，3月20日下班前，该单位人力资源部职员万某在处理部门文件过程中，未遵守涉密文件资料销毁有关规定，将夹杂有4本《合集》及公司其他资料的文件放入回收袋交保洁人员，该保洁人员又出售给废品回收站，造成涉密资料流出。经核实，上述《合集》外表崭新，密级、序号完整，其中包含16份秘密级文件。案件发生后，有关部门给予万某行政记大过处分，扣发年度绩效奖金，调离现岗位；对人力资源部总经理周某进行严肃批评教育。
本案中，万某不顾保密规定，严重不负责任，将持有的《合集》随意处置，置国家秘密安全于不顾。
案件分析
◆汇编泄密类案件的典型表现
1.从采集源头环节来看，主要分为从互联网上搜索直接汇编成册和从文件、正式出版物等其他途径引用。出问题的环节多为没有认真审核、比对原文密级，导致涉密文件未能及时发现。
2.从编辑处理环节来看，存在明知汇编文件资料涉密仍然故意私自抹去密级，不在汇编封面标注密级；或者不认真比对，存在漏看、漏审情况；或者明知涉密仍违规使用非涉密计算机存储、处理，使用互联网邮箱传输，使用非涉密打印机打印等。
3.从保存使用环节来看，存在未经保密审查或保密审查不严，将汇编文件据为己有、私自提供；或者擅自上传到网站、违规出版或将出版物电子化；或者不按相关保密规定妥善保管，随意处置，将汇编文件当作废品丢弃、售卖导致密件流失、被网上出售甚至相关内容被境外反动网站刊登等。
◆◆汇编泄密类案件的特殊性
相对于其他类型泄密案件而言，汇编类案件具有显著特点，主要包括：
1.目的明确。汇编文件资料，往往是为了更好地开展业务工作，供本系统、本单位工作人员参考、学习使用；或是梳理本单位、本部门历史沿革，作为资料保存使用。
2.审核困难。汇编工作涉及文件资料数量较多、来源复杂，一一准确审核难度较大。
3.泄密后果严重。一旦保管不善导致丢失、泄露，常常涉及多份密件，后果严重。
基于上述特点，汇编文件资料时，一定要把好保密审查关，把“好事办好”，既方便业务工作，又能保好密。
应对措施
◆加强“两识”教育，保持三“心”常在
1.对工作真“心”。汇编工作非常重要，不仅为本系统、本单位人员开展工作提供了重要参考和指导，还在很大程度上成为梳理单位沿革、工作发展的重要资料，应当予以高度肯定和重视。要正确认识汇编工作的重要性和必要性，确立汇编工作的使命感和光荣感，愿意为之真“心”付出，不打折扣。
2.对制度上“心”。要认真学习相关保密法律法规规章，对汇编文件资料的采集、甄别、存储、处理、传输、保管、使用做到全方位、深层次准确理解。机关单位也要定期组织相关保密知识竞赛，选取汇编泄密类典型案件进行重点讲解，使大家将保密制度放在心上，不越雷池一步。
3.对业务尽“心”。对业务尽“心”是克服消极懈怠的法宝。要时刻加强学习，不仅要认真了解本系统、相关业务系统出台的规范性文件资料，还要熟悉掌握本部门、本系统历史上曾出台的文件资料及相应的历史沿革情况，对于汇编所需文件资料属于哪个部门出台的、哪个官方渠道可以获取，做到大体心中有数，工作起来才能得心应手、有的放矢。
◆◆强化保密管理，确立制度权威
1.加强源头管理。一方面，涉密文件资料汇编坚决禁止从个人网站、微博、微信及其他文档共享类社会网站获取，不但无法核对真伪，还难以确定密级。另一方面，如果从涉密文件资料中选取、摘录、引用，应当认真、逐份、反复核对原文密级及保密期限，确保准确无误。其中，对历史性文件资料的使用，还应尤其关注是否已超保密期限、保密期限是否延长、是否已进行了降密或解密等问题并进行一一核实，确保汇编的每份文件资料都有据可查、准确翔实。
2.加强过程管理。一是强化审核制度，进一步细化资料收集、初审、复核等不同岗位的岗位职责，明确责任分工；同时，认真梳理不同岗位存在的业务风险点，并制定有针对性的解决措施，有效防范不加审核直接汇编、只审标题不审内容、选择性审核等情况的发生；尤其是对政府信息公开审核、公开出版物内容审核要重点“关注”，最大程度避免过失泄密的发生。二是加强检查查处。定期组织专项检查，对从事汇编工作的人员使用的计算机、存储介质、保密柜等进行检查，及时发现失泄密隐患。同时，严肃责任追究，发现存在违反保密法律法规行为，发现一起，查处一起，绝不手软。
3.加强后续管理。汇编文件资料下发后的保存、使用一直是保密管理的重点难点问题。一是明确底账。对印发了多少份、发往了哪些单位和人员，要做到账目明确，心中有数；同时要对印发的涉密汇编材料编号登记，一旦出了问题，有据可查。二是签订保密承诺书。对领取单位和人员提出保密要求，签订保密承诺书，并对上网公开须经保密审查、禁止私自复制和对外提供等容易出现问题的环节进行重点强调。三是落实销毁制度，明确销毁流程，严防随意处置、违规销毁等情况的发生。
（原载于《保密工作》2018年第9期）